در پروندهٔ هر بیمار چه چیزی ثبت میشود
پرونده با اولین نوبت یا اولین مراجعه ساخته میشود و شمارهٔ آن را خود سیستم می‌دهد. از آن به بعد، هر چیزی که دربارهٔ این بیمار در مطب اتفاق می‌افتد به همین پرونده وصل است: نوبت‌های گذشته و آینده، خدماتی که در هر مراجعه انجام شده، دوره‌های درمان، پرداختها و مانده‌حساب، کیف پول، یادداشت‌ها، تماس‌ها و پیامک‌هایی که برایش رفته است. در مطب دندان‌پزشکی، چارت دندان هم بخشی از همین پرونده است.
یادداشت‌ها متن آزادند و در یک خط زمانی کنار مراجعه‌ها و تماس‌ها دیده میشوند؛ هر پزشک همان‌طور که عادت دارد می‌نویسد. هر مراجعه هم سابقهٔ تغییرات دارد؛ اگر چیزی بعداً اصلاح شد، معلوم است چه کسی و کی آن را عوض کرده است. برچسب‌ها هم نکته‌های مهم را جلوی چشم نگه می‌دارند؛ مثلاً «حساسیت دارویی» یا «نیازمند پیگیری».
کد ملی و جلوگیری از پروندهٔ تکراری
در مطب کاغذی، یک بیمار با دو شمارهٔ موبایل یا با نام کمی متفاوت به‌راحتی دو پرونده پیدا می‌کند و سابقه‌اش نصف میشود. در کلینیک پرو هویت بیمار با کد ملی مشخص میشود. کد ملی هنگام پذیرش ثبت میشود و اگر پیش‌تر برای بیمار دیگری ثبت شده باشد، سیستم هشدار می‌دهد و پروندهٔ دوم نمی‌سازد.
برای گرفتن نوبت، کد ملی الزامی نیست. منشی میتواند با نام و شمارهٔ موبایل نوبت ثبت کند و کد ملی را هنگام مراجعه بپرسد. به این ترتیب، نوبت‌دهی تلفنی کند نمی‌شود و پرونده هم در لحظهٔ پذیرش به بیمار درست وصل میشود.
پرونده‌ای که منشی و پزشک هر کدام به اندازهٔ خودشان می‌بینند
همهٔ کسانی که در مطب کار می‌کنند لازم نیست همه‌چیز را ببینند. برای هر منشی جدا تعیین میکنید به کدام بخش‌های پرونده دسترسی داشته باشد؛ مثلاً نوبت ثبت کند و پرداختها را ببیند، ولی پرداخت را ویرایش یا حذف نکند. در کلینیک چندپزشکه هم هر بیمار یک پرونده دارد، نه یک پرونده برای هر پزشک، و هر پزشک فقط بیماران خودش را می‌بیند.
پروندهها روی سرور کلینیک پرو نگهداری میشوند و اپ دسکتاپ ویندوز و مک به همان اطلاعات وصل است. اگر کامپیوتر مطب خراب شود، پرونده‌ای از بین نمی‌رود؛ اپ را روی کامپیوتر دیگری نصب میکنید و با همان حساب وارد میشوید.
این پرونده چه چیزی نیست
پروندهٔ کلینیک پرو به سامانهٔ پروندهٔ الکترونیک سلامت کشوری وصل نیست و اطلاعاتی به آن نمی‌فرستد. نسخه‌نویسی الکترونیک و استعلام آنلاین بیمه هم ندارد. بارگذاری ضمیمه، مثل برگهٔ آزمایش یا عکس، و فرم سابقهٔ پزشکی با فیلدهای ساختاریافته هنوز در اپ فعال نیست.
خروجی فایل از پروندهها هم فعلاً وجود ندارد و اپ برای کار به اینترنت نیاز دارد. اگر هر کدام از این‌ها برای مطب شما شرط لازم است، پیش از مهاجرت از پروندهٔ کاغذی یا نرم‌افزار فعلی بسنجید.