روز کاری منشی در کلینیک پرو
صبح، پیشخوان منشی نوبتهای امروز و آمار روز را نشان می‌دهد: چند نوبت ثبت شده، چند نفر آمده‌اند و چند نوبت مانده است. وقتی بیمار می‌رسد، منشی نوبت را تأیید میکند و اگر کد ملی بیمار هنوز ثبت نشده، همان‌جا می‌پرسد. پرداخت هم در همین مرحله ثبت میشود؛ نقدی، کارت‌خوان، کارت‌به‌کارت یا ترکیبی از آن‌ها، و اگر بیمار فقط بخشی را پرداخت، مانده در پرونده‌اش می‌ماند.
تماس تلفنی برای نوبت تازه هم از همین اپ جواب داده میشود. منشی وقت خالی پزشک را می‌بیند و نوبت را ثبت میکند؛ مدت نوبت از خودِ خدمت می‌آید و بازه‌ای که پر است دوباره رزرو نمی‌شود. اگر بیمار بخواهد ساعتش را عوض کند، نوبت با ثبت دلیل جابه‌جا میشود و بازهٔ قبلی همان لحظه آزاد میشود.
صف پیگیری؛ فهرست کسانی که امروز باید با آن‌ها تماس گرفت
بخش بزرگی از کار منشی تماس است: تأیید نوبتهای فردا، بیمارانی که جلسهٔ بعد دوره‌شان را رزرو نکرده‌اند و بیمارانی که برای معاینهٔ دوره‌ای باید برگردند. کلینیک پرو این فهرست را خودش در صف پیگیری می‌سازد. منشی از همان صف تماس می‌گیرد یا با یک کلیک پیامک میفرستد و نتیجهٔ تماس را ثبت میکند.
سابقهٔ تماس‌ها در پروندهٔ بیمار می‌ماند. اگر منشی عوض شود یا دو منشی هم‌زمان کار کنند، هر کدام می‌بیند با چه کسی قبلاً تماس گرفته شده و چه جوابی داده است. وقتی بیمار نوبت گرفت، مورد پیگیری‌اش خودش بسته میشود و دوباره در صف نمی‌آید.
وقتی پزشک یک روز نمی‌آید
سخت‌ترین روز منشی روزی است که پزشک خبر می‌دهد نمی‌تواند بیاید. در کلینیک پرو نوبتهای آن روز را میشود گروهی به روز یا ساعت دیگری منتقل کرد. پیش از انتقال، پیش‌نمایش نشان می‌دهد کدام نوبت‌ها جا میشوند و کدام نه. منشی تصمیم می‌گیرد پیامک جابه‌جایی برای بیماران برود یا خودش تماس بگیرد.
پزشک تعیین میکند منشی چه ببیند
دسترسی منشی در کلینیک پرو بخش‌به‌بخش تنظیم میشود؛ نزدیک به بیست بخش، از نوبت‌ها و پرونده‌ها تا پرداخت، بیمه، انبار، پیامک و تنظیمات نوبت‌دهی. برای هر بخش جدا تعیین میکنید منشی فقط ببیند، ثبت کند، ویرایش کند یا حذف هم بکند. مثلاً میتواند پرداخت ثبت کند ولی آن را حذف نکند، یا بخش انبار و تخفیف را اصلاً نبیند.
منشی میتواند برای یک پزشک یا برای کلینیک کار کند. در کلینیک چندپزشکه، منشی را به پزشکان مشخصی محدود میکنید تا فقط نوبتهای همان پزشکان را مدیریت کند. در پلن رایگان یک منشی دارید و برای منشی‌های بیشتر باید پلن بالاتر بگیرید.
چند چیز هم در کلینیک پرو نیست. صف انتظار با شمارهٔ نوبت و نمایشگر سالن ندارد. پیامک یادآوری پیش از نوبت هم خودکار نمی‌رود و از صف پیگیری و به‌دست منشی فرستاده میشود.