چرا حسابداری کلینیک فیزیوتراپی با مطب عمومی فرق دارد
در مطب عمومی هر مراجعه یک ویزیت است و حسابش همان روز بسته میشود. در کلینیک فیزیوتراپی، پول و کار هم‌زمان پیش نمی‌روند. بیمار برای دوره‌ای چندجلسه‌ای می‌آید، شاید از اول بخشی را بپردازد، شاید هر جلسه جدا حساب کند، و شاید وسط راه دیگر نیاید. اگر این دوره در سامانه یک واحد نباشد، آخر ماه نمی‌دانید چه مقدار از پول دریافتی واقعاً بابت کار انجامشده بوده است.
در کلینیک پرو دورهٔ درمان خودش یک موجودیت است. دوره‌ای بین ۲ تا ۶۰ جلسه با فاصلهٔ روزهای مشخص تعریف می‌کنید و با باز کردنش، همهٔ جلسه‌ها ساخته میشوند. از همان لحظه معلوم است چند جلسه انجام شده، چند جلسه مانده و چه مبلغی تسویه شده است.
این تفاوت در کار روزانهٔ پذیرش هم دیده میشود. منشی به‌جای اینکه هر بار فاکتوری تازه بسازد و پرداخت‌های قبلی را در دفتر جست‌وجو کند، پروندهٔ دوره را باز می‌کند و همه‌چیز را یک‌جا می‌بیند: جلسههای گذشته، جلسههای پیش رو، پرداخت‌ها و سهم بیمه. برای مدیر مرکز هم یعنی دانستن اینکه هر بیمار چه مقدار از دوره‌اش را پرداخته و چند جلسه از آن را گرفته، دیگر به حدس و بازشماری دستی وابسته نیست.
تسویهٔ پکیج فیزیوتراپی؛ یک مثال ده‌جلسه‌ای
بیماری را در نظر بگیرید که برای دوره‌ای ده‌جلسه‌ای آمده است. شیوهٔ حساب دوره را پکیجی یا جلسهای انتخاب می‌کنید. اگر پکیجی باشد، مبلغ کل دوره مشخص است و بیمار مثلاً نیمی از آن را روز اول میدهد. پرداخت جزئی ثبت میشود و ماندهٔ دوره کنار جلسههای انجامشده دیده میشود. اگر جلسهای باشد، هر جلسه حساب خودش را دارد.
سهم بیمهٔ پایه و تکمیلی هم در حساب دوره لحاظ میشود و آنچه میماند سهم بیمار است. به این ترتیب منشی در جلسهٔ ششم، بدون جمع‌وتفریق دستی، می‌داند بیمار چقدر پرداخته و چقدر بدهکار است. اگر بیمار مبلغی را از پیش در کیف پولش گذاشته باشد، میشود از همان برای پرداخت استفاده کرد.
اگر برای دوره‌های طولانی یا مراجعان قدیمی تخفیف میدهید، لازم نیست هر بار دستی حساب کنید. قانون تخفیف را مثلاً بر اساس تعداد مراجعه یا نوع خدمت تعریف می‌کنید، درصدی یا مبلغ ثابت، با بازهٔ اعتبار مشخص. هنگام صدور فاکتور، تخفیف مشمول پیشنهاد میشود و رد آن در حساب میماند؛ پس آخر ماه معلوم است چه مقدار از درآمد مرکز صرف تخفیف شده است.
سهم بیمه به‌صورت مطالبه ثبت میشود و وضعیتش از در انتظار تا پرداخت‌شده پیگیری میشود. مبلغ تأییدشده و پرداخت‌شده جدا از مبلغ درخواستی میماند، و گزارش بدهی بیمه نشان میدهد کدام بیمه هنوز تسویه نکرده است.
دورهٔ رهاشده و انصراف وسط پکیج
مشکل رایج مالی در فیزیوتراپی، بیماری است که پول داده و دیگر نیامده است. این بیمار بدهکار نیست، ولی مرکز به او تعهد دارد. در کلینیک پرو فهرست جلسههای رزرونشده نشان میدهد چه کسانی از برنامهٔ دوره عقب افتاده‌اند. منشی می‌تواند پیش از آنکه دوره کاملاً رها شود تماس بگیرد و سابقهٔ تماس را در پروندهٔ بیمار ثبت کند.
اگر بیمار انصراف بدهد، تعداد جلسههای انجامشده و مبلغ پرداختی روشن است. تصمیم دربارهٔ عودت با خود شماست؛ اگر مبلغی را برای دوره‌های بعد نگه میدارید، در کیف پول بیمار میماند، و اگر پس میدهید، برداشت با روش پرداخت و علت ثبت میشود تا رد آن بماند.
درمانگر، تخت و دستگاه؛ کار انجامشده کجا ثبت میشود
در کلینیک پرو هر درمانگر فقط جلسههای خودش را می‌بیند، شروع و پایان جلسه را ثبت می‌کند و برای هر ناحیهٔ بدن، دستگاه و پارامترهای استفاده‌شده را می‌نویسد. پس معلوم است هر جلسه را چه کسی انجام داده است. محاسبهٔ خودکار سهم درمانگر فعلاً در کلینیک پرو نیست.
تخت‌ها، اتاق‌ها و دستگاه‌ها به‌عنوان منبع تعریف میشوند و هر نوبت، درمانگر و منبع را با هم رزرو می‌کند تا دو بیمار هم‌زمان روی یک تخت نیفتند. این بخش برای مرکزهایی است که روزانه چندین جلسهٔ موازی دارند. اگر فیزیوتراپیست تنها هستید و پکیج نمی‌فروشید، صفحهٔ حسابداری کلینیک و مطب برایتان مناسب‌تر است. دفاتر قانونی و اظهارنامهٔ مالیاتی هم در هیچ‌کدام نیست.