چرا کلینیک زیبایی معیار جدا می‌خواهد
مراجع کلینیک زیبایی دورهٔ هشت‌جلسه‌ای لیزر یا چهارجلسه‌ای لایهبرداری می‌خرد و هفته‌ها رفت‌وآمد میکند. هر جلسه به دستگاه، اتاق و اپراتور مشخصی نیاز دارد. مبلغ دوره هم معمولاً یک‌جا در ابتدا یا در چند نوبت گرفته می‌شود.
سه دسته نرمافزار معمولاً پیش روی کلینیک زیبایی است. اول، نرمافزار نوبت‌دهی سالن که تقویم و پرسنل را خوب می‌شناسد، ولی دوره و سابقهٔ دستگاه را نه. دوم، نرمافزار عمومی مطب که پرونده و فاکتور ویزیت دارد، ولی معمولاً تقویم دستگاه ندارد. سوم، نرمافزار مخصوص کلینیک که دوره، تقویم دستگاه و پرداخت دوره را با هم دارد. کدام دسته برای شما مناسب است، به کار کلینیک بستگی دارد. اگر کار شما دوره‌ای و دستگاهی است، بهترین نرمافزار کلینیک زیبایی برایتان از دستهٔ سوم است، به شرطی که از پس شش معیار زیر واقعاً بربیاید. اگر کلینیک شما بیشتر ویزیت‌محور است، راهنمای بهترین نرمافزار مطب به کارتان نزدیک‌تر است.
شش معیار برای سنجیدن هر نرمافزار
۱. ساخت دوره. با تأیید اولین نوبت، جلسه‌های بعدی دوره باید در نرمافزار ثبت شوند. اگر نمی‌شوند، شمردن جلسه‌ها به حافظهٔ منشی می‌افتد.
۲. تقویم دستگاه. ببینید دو اپراتور می‌توانند یک دستگاه را هم‌زمان در یک ساعت رزرو کنند یا نه. اگر می‌توانند، تداخل سرِ ساعت نوبت و جلوی مراجع پیدا می‌شود.
۳. سابقهٔ هر ناحیه. تنظیمات دستگاه باید برای هر ناحیه جدا ثبت شود و اپراتور در جلسهٔ بعد آن را جلوی چشم داشته باشد. یادداشت آزاد که کسی دوباره سراغش نمی‌رود، جای این سابقه را نمی‌گیرد.
۴. مواد مصرفی. بپرسید اقلام مصرفی دقیقاً در چه لحظه‌ای از انبار کم می‌شوند. اگر جواب «آخر هفته، دستی» است، کسی باید دفتر انبار را با جلسه‌ها تطبیق دهد.
۵. پرداخت دوره. امتحان کنید که می‌شود بخشی از مبلغ دوره را امروز و بقیه را در جلسه‌های بعد گرفت و مانده را بدون حساب دستی دید. اگر برای کل دوره فاکتور واحدی صادر نمی‌شود، ماندهٔ هر مراجع با جمع‌وتفریق پیدا می‌شود.
۶. پیگیری. جلسه‌ای که موعدش رسیده ولی برایش نوبتی ثبت نشده، باید خودبه‌خود در فهرستی برای تماس بیاید. وگرنه مراجعی که دیگر نیامده، فقط با گشتن در دفتر پیدا می‌شود.
آزمون یکهفتهای با یک مراجع آزمایشی
به دمو بسنده نکنید؛ هر گزینه را با کار واقعی بسنجید. روز اول یک مراجع آزمایشی بسازید و برایش یک خدمت چندجلسهای با فاصلهٔ یکی دو روز میان جلسه‌ها تعریف کنید تا همهٔ مراحل در همان هفته پیش بیاید. نوبت اول را تأیید کنید و ببینید جلسه‌های بعد ساخته شدند یا نه. دو نوبت برای یک دستگاه در یک ساعت ثبت کنید و ببینید جلوی دومی گرفته می‌شود یا نه. نیمی از مبلغ دوره را با دو روش پرداخت بگیرید.
در جلسهٔ دوم ببینید تنظیمات جلسهٔ اول جلوی اپراتور هست یا نه. یک ناحیه را انجام‌نشده ثبت کنید و ببینید در جلسهٔ سوم دوباره می‌آید یا گم می‌شود. بقیهٔ مبلغ را بگیرید و ماندهٔ دوره را بسنجید. جلسهٔ سوم را بی‌نوبت بگذارید و ببینید در صف پیگیری می‌آید یا نه.
کلینیک پرو در این شش معیار
۱ تا ۳. با تأیید نوبت اول، همهٔ جلسه‌های دوره در پرونده ساخته می‌شوند و برای جلسهٔ بعد چند زمان پیشنهادی بر اساس تاریخ واقعیِ جلسهٔ قبل نمایش داده می‌شود. هر دستگاه تقویم جدا دارد و یک بازه دو بار رزرو نمی‌شود. فرم جلسهٔ بعد با تنظیمات جلسهٔ قبلِ همان ناحیه باز می‌شود.
۴ تا ۶. کیتی که به خدمت وصل کرده‌اید، با ثبت آن خدمت در مراجعه از انبار کم می‌شود. دوره یک فاکتور دارد که می‌شود در چند نوبت پرداختش کرد. جلسهٔ سررسیده‌ای که نوبت ندارد، به صف پیگیری می‌رود. جزئیات در صفحهٔ نرمافزار مدیریت کلینیک زیبایی آمده است.
معیارهای دیگری که باید بسنجید
بعضی کلینیک‌ها این موارد را از شش معیار بالا هم مهم‌تر می‌دانند. همه را برای هر گزینه بپرسید. وضعیت کلینیک پرو هم کنار هر کدام آمده است.
عکس قبل و بعد و رضایت‌نامهٔ مراجع: در کلینیک پرو نیست. پیامک یادآوری خودبه‌خود پیش از نوبت: نیست؛ منشی از صف پیگیری دستی پیامک می‌فرستد. گزارش درآمد به تفکیک خدمت یا اپراتور و سهم اپراتور: نیست. ثبت هزینه‌های کلینیک: نیست.
انتقال داده از نرمافزار قبلی: ابزار خودکار ندارد و پرونده‌ها به‌مرور وارد می‌شوند. دسترسی پرسنل: برای هر منشی تعیین میکنید به کدام بخش‌ها دسترسی داشته باشد. کار بدون اینترنت: ممکن نیست، چون داده روی سرور است. اپ برای ویندوز، مک و اندروید است.